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物业管理招标投标基础知识要点
发布时间:2016-07-07     

1、物业管理招标(要点) 

(1)概念:是物业管理服务产品预购的一种交易方式,即建设单位、业主大会或物业所有权人(以下简称招标人)根据物业管理服务内容,由多家物业公司参与竞投,从中选择最符合条件的竞投者,并与之订立物业管理服务合同的一种交易行为。

(2)招标的主体:物业建设单位,业主大会(单一业主)、物业产权人。 

2、物业管理投标(要点) 

(1)概念:是对物业管理招标的响应,是指符合招标条件的物业服务企业,根据招标文件中确定的各项管理服务要求与标准,编制投标文件,参与投标竞争的行为。

(2)投标主体:物业服务企业、专业管理公司。

3、物业管理招标类型(要点) 

(1)根据物业类型划分:可以将物业管理招标分为住宅物业招标和非住宅物业招标。

(2)按项目服务内容的实施划分:根据物业管理项目的服务内容和招标人的不同要求,可以将物业管理招标分为:整体物业管理项目的招标、单项服务项目的招标和分阶段项目的招标。

(3)按招标主体的类型划分:前期物业管理一般以建设单位为招标主体;物业管理正常运作后,一般以业主大会为招标主体;若物业性质为重点基础设施或大型公用设施、政府办公大楼设施,招标主体则为物业产权人、管理使用单位或政府采购中心。

(4)按项目服务方式不同:物业招标可以分为全权管理项目招标、顾问项目超标。 

4、物业管理招投标的特点(要点) 

(1)综合性:(住宅、办公楼、商业等)物业管理招标投标具有明显的综合性特点。

(2)差异性:(消费观念、需求标准不同)

(3)特殊性:(一是招标主体可以是业主大会、建设单位、政府机构;二是服务是全天候、不间断、全方位和多层次)。 

5、物业管理招标方式(要点)   

(1)公开招标:是指招标人通过公共媒介发布招标公告,邀请所有符合投标条件的物业服务企业参加投标的招标方式;特点:公开招标的评选条件及程序是预先设定的,且不允许在程序启动后单方面变更。

(2)邀请招标:又称有限竞争招标或选择性招标,特点:招标人不使用公开方式,投标人是特定的。 

6、物业管理招标、投标内容 

(1)早期介入和前期物业管理阶段的招标内容      

①对投标物业的规划设计提供专业的合理化建议

②对投标物业设施配备的合理性及建筑材料选用提供专业意见

③对投标物业的建筑设计、施工是否符合后期物业管理的需要,提供专业意见并对现场进行必要的监督

④提出投标物业的其他管理建议

⑤参与物业的竣工验收,并提出相应整改意见

⑥设计物业管理模式,制订员工培训计划

⑦对经营性物业进行经营策划,制订租赁策略方案和宣传推广方案

⑧建立服务系统和服务网络,制订物业管理方案

⑨办理移交接管,对业主入住、装修实施管理和服务 

(2)常规物业管理招标内容 

①项目机构的建立与日常运作机制的建立,包括机构设置、岗位安排、管理制度等

②房屋及共同设施设备的管理;

③环境与公共秩序的管理,包括清洁卫生、环境绿化养护、停车场及安全防范等。

④客户管理、客户服务和便民措施;

⑤精神文明建设;

⑥物业的租赁经营;

⑦财务管理,包括对物业服务费和专项维修资金的使用和管理。 

(3)物业管理招标中管理方式的确定 

物业管理项目的承接有全方位服务型管理、顾问服务型管理方式和合资合作等三种方式。 

7、物业管理招标、投标的基本要求 

(1)参与招标投标的双方应根据相关法律、法规和规定组织招投标活动,即对招标投标的资格认定以及招标投标的具体实施程序都必须符合相关法律法规的要求,并接受有关部门的监督与管理;

(2)在招投标中,无论是招标方还是投标方都应该充分考虑市场要素。

(3)招标方应根据项目的实际情况和业主的需求,选择最适合项目运作业主需求的物业服务企业及服务;对投标方而言,不仅要依据项目的实际情况和业主的需求制订符合项目要求的物业管理模式和运作方案,还应充分考虑项目运作实施过程中潜在的风险,在投标策略方面也应该结合项目特点与企业自身的条件组织投标活动。

(4)应明确招投标的相关程序和时间安排,确保招投标活动顺利进行。 

8、物业管理招标投标的基本原则:(公开、公平、公正、合理、守信践诺)

(1)由招标人依法组织实施。招标人不得于不合理条件限制或者排斥潜在投标人;不得对潜在的投标人进行歧视待遇,不得对潜在投标人提出与招标物业管理项目实际要求不符的过高的资格要求。

(2)应当严格遵守相关法律、法规和招标文件的要求。

(3)确保招投标公开、公正地实施。

(4)实事求是,守信践诺。 

9、物业管理招标的条件 

(1)主体条件:招标人为业主委员会的,须经业主大会授权,招标投标过程和结果及时向业主公开;招标人为建设单位的,必须符合相应的法律法规规定的其他条件;招标项目为重点基础设施或公共事业的,必须经产权部门批准、授权。

(2)项目条件:按照《物业管理条例》和《前期物业管理招投标管理暂行办法》规定,住宅及同一物业管理区域内非住宅的建设单位,应当通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业服务企业;投标人少于3个或者住宅规模较小的。经物业所在地的区、县人民政府房地产行政主管部门批准,可以采用协议方式选聘具有相应资质的物业服务企业。

国家提倡(非强制性)建设单位通过招投标的方式选聘具有相应资质的物业服务企业

必须通过招投标方式选聘物业服务企业的项目,仅为新开发的住宅及同一物业管理区域内非住宅;新开发的非住宅的项目,以及业主入住后由业主大会选聘物业服务企业的情况下,既可采取招投标方式,也可采取其他方式。 

10、物业管理招标的程序 

(1)成立招标领导小组

(2)编制招标文件 

招标文件内容:

①招标人及招标项目简介;

②物业服务内容、要求;

③投标人、投标书的要求;

④评标标准和办法;

⑤招标活动方案,包括开标时间及地点;

⑥物业服务合同的签订说明;

⑦其他说明和法律法规内容。

招标人应当应当在发布招标公告或者发出投标邀请书的10日前,报主管部门备案。 

(3)公布招标公告或发出投标邀请书 

招标人采取公开招标的,应通过公共媒介发布招标公告,并同时在中国住宅与房地产信息网和中国物业管理协会网上发布招标公告。

招标人采取邀请招标的,应当向3个以上物业企业发出。

(4)发放招标文件 

公开招标,自招标文件发出之日起至投标文件截止之日止,最短不得少于20日,招标人对发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的,应当在招标文件要求提交文件截止时间至少15日前,以书面形式通知所有投标人。 

(5)投标申请人的资格预审 

在资格预审合格的投标申请人过多时,可以由招标人从此选择不少于5家资格预审合格的投标申请人。 

(6)接受投标文件 

(7)成立评标委员会

评标委员会的人数一般为5人以上,其中招标人代表以外的物业管理方面专家人数不得少于成员总数的2/3。

(8)开标、评标和中标 

开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行;开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。

评标由评标委员会负责,除现场答辩部分外,评标应当在严格保密的情况下进行。评标委员会评审认为所有文件都不符合招标文件要求的,可以否决所有投标。完成评标后,推荐不超过3名(1-3)名有排序的合格中标候选人。

招标人应当在投标有效期截止时限30日前确定中标人。招标人应当自确定中标人之日起15日内,向主管部门备案。招标人和中标人应当自中标通知发出30日,按招标文件和中标人的投标文件订立书面合同。 

11、物业管理投标的程序 

⑴获取招标信息(一是从公共媒介上采集公开招标信息;二是来自招标方的邀请)

⑵项目评估与风险防范。投标的主要风险来自于:①招标人和招标物业;②投标人;③竞争对手。

风险防范措施:①严格按照法律、法规要求参与投标活动;②对项目进行科学的分析、评估;③选择信誉良好的招标方和手续完善盈利优势明显的物业;④充分考虑企业的承受能力;⑤慎重对待合同的附件条款。

⑶登记并取得招标文件

⑷准备投标文件   

⑸送交投标文件

⑹接受招标方的资格审查

⑺参加开标、现场答辩和评标

⑻签订并执行合同 

12、投标文件又称标书,一般由: 

(1)投标函;(2)投标报价表;(3)资格证明文件;(4)物业管理方案;(5)招标文件要求的其他材料。

常见的做法是将投标文件根据性质分为商务文件和技术文件两大类:

①商务文件(公司简介、公司法人地位及法定代表人证明、投标报价单及招标文件要求提供的其他材料);

②技术文件(主要是物业管理方案和招标要求提供的其他技术资料)。 

13、物业管理投标文件中物业管理方案的编写(要点及方法) 

(1)招标物业项目的整体设想与构思;

①项目简介;②服务需求分析;③项目的可行性研究与定位;④服务的重点及难点;⑤物业管理服务模式

(2)管理方式与运作程序;

(3)人员配备、培训与管理;

(4)管理指标与措施;

(5)管理制度的制订;(公众制度和内部管理制度)

(6)档案资料的建立与管理;

(7)早期介入与前期物业管理服务;

(8)常规物业管理服务综述;

(9)工作计划、物资装备;

(10)费用测算(依据、内容、方法)、成本控制。 

14、制订物业管理方案的一般程序:(要点) 

(1)组织经营、管理、技术、财务人员参与物业管理方案的制订;

(2)对招标物业项目的基本情况进行分析、收集相关信息及资料;

(3)根据招标文件的需求内容进行分工、协作;

(4)确定组织架构和人员配置;

(5)详细测算物业管理成本;

(6)制定详细的操作方案;

(7)根据物业资料及设施设备技术参数、组织架构人员配置等测算物业管理服务费用(合同总价和单价)

(8)对拟定的物业管理方案进行审核、校对、调整;

(9)排版、印制、装订。

15、制定物业管理方案的要求:(要点) 

①方案的内容、格式、投标标价必须响应并符合招标文件,不缺不漏;

②方案内容必须符合国家及地方法律、法规的规定;

③方案中对招标文件的要求作出的实质性响应内容必须可实现(可实现承诺、计划、目标);

④按市场按实际,不高不低。 

16、物业管理方案的基本内容:(要点)

(1)关键性内容(体现企业理念优势实力):

①整体设想与构思;

②组织架构与人员配置;

③费用测算与成本控制;

④管理方式、运作程序及管理措施。

(2)实质性内容:

①管理制度的制订;

②档案的建立与管理;

③人员培训与管理;

④早期介入及前期服务内容;

⑤常规物业管理服务的综述;

⑥管理指标;

⑦物资装备与工作计划。 

17、参加物业管理投标的条件(要点) 

①法律法规规定的要求:必须取得《企业法人营业执照》、《物业服务企业资质证书》;

②招标方规定要求。 

18、物业管理投标的策略与技巧: 

(1)投标组织的策划

(2)项目的现场踏勘

(3)投标文件的编写:物业管理投标文件除了按规定格式响应招标文件外,最主要的内容是介绍物业管理的要点和物业服务内容、服务形式和费用。

1)投标文件编写的基本要求  

①使用行业标准计量单位,避免在定标和履约中出现混乱;

②使用统一的货币;

③标准规范统一;

④使用准确的表述方式;

⑤确保资料的真实性。

2)投标文件编写中应注意的问题

①填写无遗漏;

②不修改填写内容;

③填写方式规范;

④不改变标书格式;

⑤数字准确;

⑥报价合理;

⑦包装整洁美观;

⑧做好投标文件保密措施。

(4)投标报价策略与技巧

投标报价策略主要有:

①对项目运作的经营管理成本进行准确测算,确定项目运作的盈亏平衡点和利润空间,在基础上预测标底和竞争对手的报价范围;

②密切关注、正确分析竞争对手的报价;

③补充一些投标人有能力承担的优惠条件作为报价的附加。

(3)报价的技巧有:①多方案标价;②保本报价。

(5)现场答辩的技巧

(6)签约谈判技巧 

19、物业管理成本主要包括:

(1)人工费用

(2)行政办公费用

(3)公共设施日常运行维护费用

(4)机电设备日常运行维护费用

(5)环境物业服务费用

(6)安防系统运行维护费用

(7)公用水电费用

(8)固定资产折旧费

(9)不可预见费

(10)保险费

(11)法定税费

(12)管理佣金(合理利润)


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